Departamento Administrativo Financiero
Oficina NO. 6
Sección Administrativa
Es responsable de la planificación, coordinación y supervisión de las operaciones administrativas y financieras.
Sus funciones incluyen:
Gestión Administrativa y Financiera: Planificar, dirigir y controlar las funciones administrativas y financieras, asegurando el cumplimiento de las políticas y normas establecidas por el Ministerio de Educación (MINEDUC).
Planificación Estratégica: Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual, el presupuesto y el plan de compras, garantizando su correcta ejecución y seguimiento.
Control de Fondos y Recursos: Supervisar el uso adecuado de los fondos, como el fondo rotativo y la caja chica, para evitar hallazgos de auditoría y asegurar la transparencia.
Procesos de Compra: Supervisar los procesos de compras y contrataciones de bienes y servicios, asegurando que se cumplan estrictamente la Ley de Contrataciones del Estado y las normativas internas.
Gestión de Pagos: Verificar y asegurar que los pagos a las Organizaciones de Padres de Familia se realicen de manera correcta, de acuerdo a los procesos establecidos.
En resumen, esta subdirección desempeña un papel crucial para garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión de los recursos financieros y administrativos de la DIDEDUC.
Oficina NO. 15
Adquisiciones
La Unidad de Adquisiciones de la Dirección Departamental de Educación es la encargada de gestionar los procesos de compra y contratación de bienes y servicios. Sus principales responsabilidades son:
Planificación y Organización: Dirigir y controlar las actividades de compra, y supervisar las tareas del personal a cargo.
Elaboración del Plan de Compras: Participar activamente en la creación del Plan Anual de Compras en coordinación con otras unidades.
Ejecución de Procesos de Compra: Coordinar y llevar a cabo las adquisiciones de bienes y servicios, asegurando que se cumplan todas las normativas, como la Ley de Contrataciones del Estado y otras leyes vigentes.
Control y Verificación: Publicar ofertas en GUATECOMPRAS, ingresar órdenes en el sistema SIGES y mantener un archivo de contratos. También, supervisar que los productos o servicios adquiridos cumplan con la calidad, precio y términos acordados.
En resumen, la Unidad de Adquisiciones es esencial para garantizar que las compras de la DIDEDUC sean transparentes, eficientes y se realicen en estricto cumplimiento de la ley.
Oficina NO.7
Almacén
La Sección de Almacén de la Dirección Departamental de Educación es la encargada de la gestión de inventario, asegurando que los materiales y suministros estén disponibles y en buen estado. Sus principales funciones son:
Recepción y Verificación: Recibir los bienes adquiridos y verificar que coincidan con las especificaciones de compra para garantizar su correcta calidad y cantidad.
Control de Inventario: Mantener un registro actualizado de las entradas y salidas de materiales a través de los sistemas kardex, realizar inventarios físicos periódicos y controlar el estado y fechas de vencimiento de los productos.
Distribución y Suministro: Coordinar el despacho de materiales y suministros a las distintas unidades de la DIDEDUC y asegurar un reabastecimiento oportuno para evitar desabastecimientos.
En resumen, la Sección de Almacén es vital para el funcionamiento eficiente de la DIDEDUC, ya que asegura que los recursos materiales se gestionen de manera correcta y transparente, cumpliendo con la normativa vigente.
Oficina NO. 11
Servicios Generales
La unidad encargada de Mantenimiento y Servicios Generales de la Dirección Departamental de Educación es responsable de la administración y el control de los servicios básicos y la infraestructura de la institución. Sus funciones clave son:
Gestión de Servicios y Mantenimiento: Coordinar y supervisar el funcionamiento de servicios esenciales como el agua, la electricidad y el teléfono. Además, se encarga de programar y ejecutar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos y la infraestructura del edificio.
Control de Vehículos y Combustible: Llevar un control detallado del uso y mantenimiento de los vehículos de la DIDEDUC, incluyendo la gestión de tarjetas de circulación y la solicitud de combustible para garantizar el cumplimiento de las comisiones de trabajo.
Coordinación y Logística: Supervisar que las áreas de la DIDEDUC se mantengan limpias y en buen estado, y coordinar los traslados de bienes y la entrega de correspondencia para asegurar la operatividad de la oficina.
En resumen, esta unidad es fundamental para mantener las instalaciones y los vehículos de la DIDEDUC en óptimas condiciones, asegurando así un entorno de trabajo funcional y eficiente para todo el personal.
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